Être le responsable d’une entreprise, c’est être prêt à se donner les moyens de satisfaire ses clients. Pour atteindre un tel objectif, vous devez investir dans les outils spécifiques aux activités de votre métier. Ce type de programmes est appelé progiciel. Alors, pour effectuer un bon choix sur le marché, vous devez évaluer chaque offre mise à votre disposition.
Les différents critères pour évaluer un progiciel
Avant d’adopter un progiciel servant à optimiser la gestion de ses activités, il serait intéressant de procéder à une évaluation préalable. Pour ce faire, vous devez vérifier plusieurs informations portant sur divers critères. Il s’agit notamment des critères généraux, techniques, fonctionnels et des critères spécifiques à l’archivistique.
Les critères généraux
Les tout premiers éléments qui doivent influencer votre évaluation ont rapport avec les informations générales du progiciel. D’une part, il serait impérieux de vérifier si l’outil permet d’accomplir des tâches propres à la gestion documentaire. Contrôlez si votre progiciel offre la possibilité d’utiliser des caractères accentués et de différents attributs comme de nouvelles polices d’écriture, l’italique, le gras, ou le souligné. De plus, le progiciel doit être utile en monoposte comme en multi-utilisateurs. Le prix de l’outil ainsi que les frais de formation sont également des éléments nécessaires à l’évaluation. Avant de passer aux prochains critères, vous devez vérifier la présence d’une garantie en vue de couvrir toutes les composantes du produit.
Les critères techniques
D’un autre côté, il faut considérer les données concernant le niveau de sécurité du progiciel, son interface puis la documentation mise à disposition. En premier, vous devez vérifier le niveau de sécurité. Est-ce que le progiciel permet de consulter et de modifier (entièrement ou partiellement) ces données ? Permet-il juste de consulter l’information disponible ? Voilà autant de questions pour évaluer le progiciel sur le plan sécuritaire. L’autre élément essentiel à vérifier reste la facilité à installer votre outil. Cette tâche ne devrait pas requérir l’intervention d’un technicien. Après, vous devez aussi contrôler la diversité des interfaces puis le guide d’utilisation.
Les critères fonctionnels
Ici, il faut prendre en compte la manipulation même du progiciel. Dans le processus d’évaluation, vous devez vérifier que les caractéristiques des enregistrements permettent d’ajouter des champs. Aussi, il faut constater s’il y a une possibilité de modifier la longueur de ces derniers, de dupliquer un enregistrement ou de les numéroter de manière automatique.
Par ailleurs, vous devez vérifier que le progiciel présente des alternatives d’indexation et de répartition des données. De même, il faut vérifier la facilité de l’utilisateur à saisir les données. Il s’agit d’une caractéristique très importante dans la mesure où elle permet d’éviter les erreurs.
Les critères propres à l’archivistique
L’intérêt est porté ici sur les références ayant rapport aux différentes fonctions de l’archivistique. À ce niveau, il faudrait que le progiciel offre un plan prédéfini. Et ceci, tout en vous laissant la possibilité de développer votre propre plan. De même, il serait nécessaire que l’outil dispose de certaines fonctionnalités essentielles telles que des champs pour la durée de conservation, l’identification des transferts et des éliminations puis la gestion des délais ouverts.